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La gestion d’une facture impayée peut rapidement accaparer votre temps et l’énergie que vous devriez plutôt insuffler dans votre entreprise.
Pour éviter les factures impayées vous mettez tout en œuvre pour organiser le bon règlement de vos factures mais cela ne suffit pas toujours.
Il y aura parfois un client qui n'a pas les fonds pour payer ou qui utilise une tactique consistant à retarder les paiements pour gérer sa trésorerie, ce qui, par la force des choses impacte votre propre trésorerie.
Quand on vend à crédit, il faut savoir cerner ses clients et adapter son comportement en fonction de ce dernier. Si vous avez une relation de 15 ans avec un client et que soudainement il ne paie pas, alors prenez le temps de comprendre ce qui se passe avant d’entamer une série de relances pour le paiement de la facture impayée.
Cependant, dans la plupart des cas, si vous avez une facture impayée, vous devez agir rapidement.
Voici comment effectuer votre première relance pour facture impayée 👇
Vérifiez que la facture ait été correctement éditée et envoyée à votre client. Des informations erronées sur une facture peuvent entraîner des litiges et des retards lors du paiement :
Vous pouvez penser également à envoyer un mail et à téléphoner à votre client avant de lui envoyer un courrier. Parfois une simple relance cordiale suffit à accélérer le paiement de la dette.
A lire à ce sujet :
Bon à savoir : Si vous devez aller devant un Tribunal pour une procédure judicaire, il sera intéressant de faire valoir tout ce que vous aurez déjà fait. Conservez donc une trace de toute la correspondance.
Pour que votre 1ère lettre de relance soit pertinente, vous devez préciser un certain nombre d’éléments capables de justifier votre démarche.
Ainsi, avant de vous lancer dans la rédaction de votre 1ère lettre de relance, veuillez vous assurer que vous puissiez préciser :
NB : Joignez toujours une copie de la facture impayée à votre relance. Ainsi, vous vous assurerez que votre client ait bien reçu au moins un exemplaire de la facture et que vous parlez tous les deux du même document comprenant les mêmes informations 😊
Tous ces éléments vont aider à identifier clairement la créance en question. Si vous vous posez des questions sur le statut de votre créance et, par conséquent, sur son statut juridique et vos droits, nous vous invitons à lire notre article dédié aux créances : Tout savoir sur les créances
Si vous souhaitez appliquer des pénalités de retard à votre client vous en avez légalement le droit.
Cependant, cette décision pourrait altérer vos relations commerciales avec votre client. Prenez bien en compte votre expérience avec votre client (depuis combien de temps achète-t-il vos marchandises/services ? Est-ce la première fois qu’il vous paie en retard ?) ainsi que vos perspectives commerciales (à l’venir aurez-vous intérêt à vendre à ce client ?).
Dans le cas où vous décidez d’appliquer des pénalités de retard ou, a minima, les indiquer à votre client pour montrer votre fermeté et l’urgence de la situation, voici comment procéder :
(montant de la facture x taux applicable) x (nombre de jours de retards/365)
Exemple : Le 31 décembre 2021, vous calculez les pénalités de retard de paiement de votre client qui devait vous régler une facture de 5000€ le 12 décembre au plus tard. Avec un taux applicable de 10%, votre formule doit ressembler à cela :
(5000 x 0.1) x (19/365) = 26.03
Les pénalités de retard applicables sont de 26.3€. Vous pouvez ajouter à cela les 40€ d’indemnité prévu par la loi, ce qui vous amène à 66.3 euros de pénalités que vous pouvez réclamer à votre client.
Téléphone
Numéro Siret
Nom de votre débiteur
Adresse postale de votre débiteur
(Ville), le (Date)
À l'attention de Madame / Monsieur (si le destinataire est connu) ou du Service Comptabilité
Objet : Relance n°1 - facture n° [numéro de la facture impayée]
P. J. : Duplicata de la facture n° [numéro de la facture impayée]
Cher [nom du client]
Je vous écris concernant notre facture [numéro de la facture impayée] du [date de la facture impayée], pour la somme de [montant de la facture impayée] pour des services de ….
Je vous ai envoyé des rappels par e-mail les [dates des relances par mail]. Je vous ai aussi parlé au téléphone le [date de la relance par téléphone] et le [date de la relance par téléphone] pour demander s'il y a des problèmes avec la facture et s'il y a une raison pour laquelle elle n'a pas été payée.
Vous avez accepté de payer la facture avant le [la date d’échéance].
Vous n'avez pas contesté la facture ni contesté le montant payable.
Nous sommes en droit de facturer des intérêts pour votre retard de paiement et cela s'accumulera désormais à un taux de [taux d’intérêt applicable] par jour à partir du [date d’échéance du paiement] date à laquelle le paiement était dû et ce jusqu'à ce qu'il soit réglé en totalité.
Le montant total à payer à ce jour est de [somme du montant initial et des pénalités de retard appliquées].
Veuillez effectuer le paiement intégral immédiatement pour éviter toute autre action.
Bien à vous,
[Votre nom]
Votre 1ère lettre de relance peut être envoyée par courrier simple, nul besoin d’un recommandé avec accusé de réception pour ce type de relance.
Si vous en êtes à votre toute première relance et que vous n’avez pas encore tenté de joindre votre client par téléphone ou par courriel, vous pouvez également lui adresser cette relance par mail.
Au premier stade d’un retard de paiement, il est toujours pertinent d'essayer de rétablir la situation en restant cordial et en se positionnant comme un médiateur.
Le simple fait de relancer votre client peut révéler une simple mauvaise communication ou un malentendu. Ou même de l'embarras de la part du client pour une situation devenue incontrôlable qui n’a rien à voir avec de la malhonnêteté.
Cependant, si votre 1ère lettre de relance ne produit pas l’effet escompté, il faudra réitérer une avec une 2ème lettre de relance pour facture impayée.
Pour en savoir plus sur la 2ème lettre de relance pour facture impayée nous vous conseillons vivement de consulter notre article dédié : Facture impayée : 2ème lettre de relance.
En France, la moitié des factures sont payées avec du retard. Vous n’êtes donc pas le seul à devoir gérer des retards de paiement de la part de vos clients.
Pour limiter l’impact des impayés sur votre trésorerie d’entreprise nous vous invitons à consulter les articles de notre blog consacrés à la protection contre les impayés.
Vous y trouverez bon nombre informations et astuces simples d’application qui vous aideront à protéger votre trésorerie.
Pour encore mieux protéger votre entreprise des impayés et du risque de défaillances, vous pouvez aussi prendre connaissance des offres d’assurance-crédit applicables à votre entreprise.
A lire : Qu’est-ce que l’assurance-crédit entreprise ?
Pour avoir une idée claire et distincte de ce que vous apporterait une assurance-crédit entreprise vous pouvez très facilement faire une simulation de devis sur le premier comparateur d’assurance-crédit en ligne.
Vous aurez une estimation du coût de la meilleure assurance-crédit parmi toutes les offres du marché. Plus important, vous saurez les garanties et protections qu’elle apportera à votre entreprise.
L’assurance-crédit entreprise est déjà largement adoptée par les plus grandes entreprises car elles veulent se protéger des impayés. Si vous souhaitez travailler l’esprit tranquille et surtout pérenniser votre entreprise, c’est une option que vous devriez envisager 😊
Les informations et coordonnées de votre entreprise
Les informations et coordonnées de l'entreprise de votre client
La date de la facture
Le montant renseigné de la facture
La date d'échéance de paiement
Les pénalités de retard applicables
La formule de calcul la plus simple et la plus utilisée est la suivante :
(montant de la facture x taux applicable) x (nombre de jours de retards/365)
Restez cordial. Dans une 2 ème lettre de relance, durcissez légèrement le ton pour montrer à votre client que vous êtes déterminé à vous faire payer dans les meilleurs délais. Pensez à être conciliant pour ne pas compromettre votre relation commerciale.
Trop souvent confrontés aux retards de paiement, vous cherchez un moyen efficace de vous protéger des impayés clients?
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