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Vous faites face à des retards de paiement de factures ? Pas d’inquiétude, vous n’êtes pas le seul et des solutions existent !
En France, les retards de paiement sont un énorme problème pour les TPE, ETI et PME. On estime qu’en moyenne 1 facture sur 2 est réglée avec du retard et ces retards de paiement sont à l’origine d’1 dépôt de bilan sur 4.
En clair, les retards de paiement représentent une menace existentielle pour de nombreuses petites entreprises.
Mais quelles actions sont disponibles pour les entreprises créancières ?
bPayd a rassemblé pour vous trois modèles de mail pour relancer le paiement d’une facture qui n’a pas été réglée à l’échéance. Les modèles sont à utiliser en fonction du délai de retard, de votre relation avec votre client et de votre urgence de recouvrement.
Mais avant de commencer, quelques rappels sur les délais de paiement en France.
Avant d’envoyer un mail de relance pour retard de paiement, assurez-vous que le délai de paiement soit bien passé.
Les délais de paiement en France sont encadrés par la loi LME et sont les suivants :
La règle générale est de 45 jours fin de mois ou 60 jours nets à compter de la date d'émission de la facture.
Il existe cependant un certain nombre de dérogations prévues par la Loi. Comme elles sont nombreuses, vous les trouverez sur les sites de la DGCCRF. Par exemple, dans le secteur agro-alimentaire, les délais de paiement de certains secteurs ont été réduits :
En France, seules les lettres de mise en demeure par courrier sont valides du point de vue juridique. Cependant, vous pouvez choisir d’envoyer vos relances par mail pour plusieurs raisons.
D’abord la praticité de diffusion : une adresse électronique client suffit. Nul besoin de se munir d’une feuille de papier, d’une enveloppe, d’un timbre et de se rendre en bureau de poste pour envoyer le courrier.
Ensuite, cela permet d’avoir une trace de vos relances (dans votre historique de mails envoyés). Mais également de la réponse ou de la non-réponse de votre client.
La relance par mail permet également de réactiver la dette dans l’esprit de votre client sans pour autant sembler menaçant ou oppressant. Vous augmentez ainsi vos chances de vous faire payer sans altérer la relation commerciale.
Dans le meilleur des cas, votre client n'aura besoin que d'un coup de pouce poli pour effectuer le paiement. Ce n'est pas tout à fait rare, car les factures peuvent parfois passer entre les mailles du filet dans un service comptable occupé. Avec ce mail de relance de paiement de facture en retard, assurez-vous de garder le ton de la lettre léger et respectueux, permettant au client de sauver la face et de faire amende honorable. Utilisez ce modèle de rappel de paiement en retard pour les factures en retard de moins de 14 jours :
Ligne d'objet : [Nom de l'entreprise] – Paiement en retard – [Numéro de facture]
Cher [Nom],
Ceci est un rappel amical que nous n'avons pas reçu le paiement de la facture [Numéro de facture]. Le paiement était dû le [date d'échéance]. Nous n'avons pas connaissance de problèmes en suspens ou de raisons de non-paiement, nous aimerions donc vous demander respectueusement d'effectuer le paiement dès que possible.
Veuillez nous faire savoir quand nous pouvons nous attendre à recevoir le paiement de cette facture. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous le faire savoir. Vous pouvez trouver la facture originale ci-jointe.
Bien à vous,
[Nom]
Si la facture est en retard de plus de 14 jours, vous devrez adopter un ton plus ferme et plus direct. Assurez-vous de réitérer les détails de la facture, y compris le numéro de facture et le montant dû, et fournissez un aperçu clair du délai de remboursement. Vous devez également joindre une copie de la facture originale, car il est toujours possible qu'elle ait été accidentellement supprimée ou perdue. Ce modèle de mail de relance de retard de paiement est plutôt à utiliser une fois que la facture est en retard d'environ deux semaines :
Ligne d'objet : [Nom de l'entreprise] – Paiement en retard – [Numéro de facture] – Deuxième demande
Cher [Nom],
Suite à ma correspondance précédente, je vous contacte concernant le retard de paiement de la facture [Numéro de facture]. La facture était due le [Date d'échéance] et le paiement est maintenant en retard de [Nombre de jours de retard].
Soyez avisé que des intérêts de retard peuvent être appliqués si nous ne recevons pas le paiement dans les 30 jours. Faites-nous savoir quand nous pouvons nous attendre à recevoir le paiement de la facture impayée. Veuillez trouver ci-joint la facture impayée.
Bien à vous,
[Nom]
À ce stade, vous devez indiquer clairement au client que votre mail de relance de paiement en retard est un dernier avertissement. Cela signifie que vous devez inclure une date limite finale, ainsi qu'un aperçu des conséquences potentielles du non-paiement (y compris les modalités de recouvrement des créances). N'oubliez pas non plus que vous avez légalement le droit d'ajouter des intérêts de retard sur les factures si elles ont plus de 30 jours de retard. Rappeler ce fait au client peut suffire à le motiver enfin à effectuer le paiement. Utilisez le modèle de mail de relance de retard de paiement suivant si la facture est toujours impayée après 30 jours :
Objet : URGENT : [Nom de l'entreprise] - Paiement en retard - [Numéro de facture] - Avis final
Cher [Nom],
Nous avons besoin de votre attention pour résoudre ce problème.
La facture [Numéro de facture] est maintenant en retard de [Nombre de jours de retard]. Si nous ne recevons pas le paiement dans les 10 jours ouvrables, nous référerons l'affaire à une agence de recouvrement. En dernier recours, nous chercherons à régler l'affaire devant les tribunaux.
Nos conditions de facturation sont de [X] jours à compter de la date d'émission, et des frais de retard de [X] pour cent peuvent être appliqués. Étant donné que la facture est maintenant en retard de 30 jours, des frais de [X] pour cent ont été ajoutés. Vous pouvez trouver la facture mise à jour ci-joint.
Veuillez confirmer la réception de cette facture et indiquer quand la facture sera payée en totalité.
Bien à vous,
[Nom]
Si vos mails de relance de retard de paiement tombent dans l'oreille d'un sourd, vous devrez peut-être donner suite à vos menaces avec des poursuites judiciaires. Le processus de recouvrement de créances peut être long, c'est donc une bonne idée d'ouvrir le dossier le plus tôt possible.
De plus, il convient également de se rappeler que l'intervention d'un avocat ou d'une agence de recouvrement de créances pourrait augmenter vos chances de récupérer votre dû.
A lire : Pourquoi confier votre recouvrement à un spécialiste ?
Sachez qu’il est possible de prévenir les retards de paiement avec de très simples astuces.
Ainsi, nous vous conseillons de lire nos articles dédiés à la protection contre les impayés.
Si vous n’avez pas beaucoup de temps et d’argent à dédier au recouvrement, vous pouvez souscrire une assurance-crédit entreprise, laquelle se chargera de votre recouvrement pour vous et vous indemnisera jusqu’à 90% si le débiteur ne peut ou ne veut restituer la somme qui vous est due.
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Plus encore, en souscrivant une assurance-crédit entreprise, vous bénéficiez d’un service de renseignement commercial qui vous permettra de jauger la fiabilité et solvabilité de vos clients au moyen de garanties.
L’idée est qu’avec ces garanties vous évitez les relations commerciales dangereuses pouvant mener à des retards de paiement et impayés.
Les entreprises qui travaillent sous l’égide d’une assurance-crédit passent moins de temps à se renseigner sur leurs clients et à recouvrer leurs créances. Elles peuvent ainsi rester plus concentrées sur leur activité.
Oui. Dans le cadre de recouvrement amiable, les relances par mail ont autant de validité que les relances par courier.
Vous pouvez envoyer votre relance par mail dès que le délai de paiement convenu a été dépassé. Vous pouvez même envoyer des rappels à votre client en amont de l'échéance.
En cas de retard de paiement, les relances par mail particulièrement pratiques et peu couteuses pour le créancier. Un adresse mail suffit pour rappeler au débiteur sa dette et ses obligations.
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