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Pour bien gérer les flux de trésorerie et garantir la rentabilité de son entreprise, il faut suivre attentivement les créances en cours. Pourtant cela ne suffit pas toujours et il peut arriver qu'un client ne puisse pas vous payer dans les délais impartis (impayés).
bPayd vous explique comment gérer ces impayés 👇
Même les entreprises florissantes peuvent échouer si elles rencontrent des problèmes de gestion de trésorerie. En France, 1 dépôt de bilan sur 4 résulte survient à la suite d’un impayé. Pour réduire la probabilité que les paiements en souffrance deviennent des créances irrécouvrables et pour protéger votre trésorerie, il est essentiel de commencer par établir des modalités de paiement claires pour vos créances. Vous aurez également besoin d'un contrôle strict du crédit et de systèmes qui incitent vos clients à payer rapidement. La mise en place de politiques et de procédures de gestion des créances peut également aider lorsqu'un client rencontre des problèmes de paiement de ses créances.
Un contrôle strict du crédit est votre première ligne de défense pour maintenir la santé financière de votre entreprise. Voici comment éviter ou limiter votre exposition aux créances irrécouvrables :
Rédigez de bonnes conditions commerciales et, comme tous les documents commerciaux, faites-les vérifier par votre expert-comptable et votre avocat. Exigez que les clients signent vos conditions commerciales avant d'étendre les conditions de crédit.
Effectuez une évaluation de crédit et des vérifications de références avant d'offrir du crédit à de nouveaux clients.
Fixez des limites de crédit raisonnables et justes et mettez en place un système d’alerte (ou demandez à votre personnel de vous informer) si un client souhaite dépasser une limite de crédit convenue.
Approuvez les extensions de crédit supplémentaires à l'avance en fonction des profils des clients.
Incluez des conditions de paiement de créance claires dans votre contrat commercial (ou conditions générales de vente) et appliquez ces conditions à vos clients. A minima à tous vos nouveaux clients. Assurez-vous que vos termes de l'échange précisent quand vous commencerez à facturer des intérêts sur les montants en souffrance et le taux d'intérêt que vous facturerez.
N'oubliez pas que si vous vendez à crédit, vous devez tenir compte des éventuels retards de paiement de créance dans vos prévisions de trésorerie.
Pour une meilleure protection de votre trésorerie, vous pouvez opter pour une assurance-crédit entreprise qui protège des impayés et vous indemnise en cas d'encours non récupéré.
Pour en savoir plus: qu'est-ce que l'assurance-crédit entreprise ?
Structurez vos conditions de paiement de créance pour encourager un paiement rapide. Par exemple, vous pouvez offrir un escompte ou une remise pour les paiements de créance effectués à l’échéance ou rapidement, et facturez des intérêts sur les soldes en retard. Soyez ferme – n'autorisez aucune remise si le paiement de la créance est en retard, même s'il n'y a qu'un jour de retard, en particulier pour les nouveaux clients. Pour certains clients à qui vous accordez de l’importance, vous pouvez parfois faire des exceptions dans le cadre de la promotion de ces relations commerciales.
Indiquez clairement vos conditions de paiement de créance et indiquez que vous vous attendez à être payé à temps, à chaque fois. Si le paiement de créance est en retard, contactez toujours - vous serez plus susceptible d'être au premier plan lorsque les clients planifient les paiements de leurs créances. Vous découvrirez alors qu'un client qui doit arbitrer entre plusieurs paiements de créance est plus susceptible de vous donner la priorité par rapport à une entreprise dont la gestion est moins stricte. De nombreuses entreprises « paient celles qui font le plus de bruit ». Dans les limites du raisonnable, assurez-vous qu'il s'agit bien de vous.
De bons systèmes sont le meilleur moyen d'éviter les créances irrécouvrables. Voici nos meilleurs conseils :
Envoyez vos factures et relevés à temps, de préférence dès que les services ou produits sont livrés au client. Les grandes entreprises, par exemple, ont défini des cycles de paiement de créance. Avec une facturation rapide, vous êtes moins susceptible de manquer le prochain cycle de paiement de créance.
Pour assurer la santé globale de votre entreprise, tenez à jour des état de ce que chaque client vous doit et relevez tous les clients approchant de leur limite de crédit.
Faites un suivi immédiatement une fois que le paiement de créance est manifestement en retard et essayez d’identifier le problème. Surtout si vous avez plutôt des petites factures, qui peuvent passer inaperçues, a fortiori si votre client est une grande entreprise.
Jugez chaque cas selon ses particularités. Cela peut impliquer par exemple d'accorder un délai supplémentaire à un débiteur pour payer sa facture pendant qu'il fait face à des problèmes de trésorerie.
Votre approche des paiements de créance en retard variera en fonction du client et du retard de paiement. Cependant, votre première étape devrait toujours être de découvrir pourquoi le paiement de la créance est en retard. Certaines raisons courantes incluent :
Un problème avec votre produit, service ou facture. Une fois réglé avec le client, cela élimine toute autre excuse pour ne pas payer.
Un problème de comptabilité ou de système de paiement - qui peut aussi généralement être résolu rapidement et à l'amiable.
Un client ayant des problèmes de trésorerie temporaires ou à long terme. Cela peut être plus délicat, mais si vous négociez un calendrier de remboursement convenu par écrit, cela a un certain poids vis-à-vis de lui et de tiers extérieur.
Pour vous protéger, n’hésitez pas à être fermes sur votre accord commercial. Acceptez d’aller jusqu’à arrêtez de fournir des clients qui sont systématiquement en retard, ou imposez-leur un paiement au comptant.
Si les problèmes de trésorerie deviennent un problème dans votre entreprise en raison d’un nombre important de paiements en retard ou d’impayé, il est conseillé de souscrire à une assurance-crédit, laquelle vous protégera des mauvais payeurs. L’assurance-crédit se chargera du recouvrement à votre place et si la facture est impossible à recouvrer, l’assureur-crédit vous indemnisera.
Utilisez aussi les conseils d’un spécialiste sur le moyen le plus efficace de récupérer l'argent qui vous est dû. Avant cela, contactez votre client par téléphone ou en personne une dernière fois. Faites-lui savoir que vous envisagez de recourir à des services de recouvrement de créances.
Une fois que vous avez remis la dette à un spécialiste, il y a de fortes chances que le client se rende compte que vous êtes sérieux. En général, cela signifie qu'ils paieront immédiatement – en totalité ou en versements convenus. La plupart du temps, une lettre d'un avocat ou d'une agence suffit à faire l'affaire.
Si ce n'est pas le cas et que vous devez engager un service de recouvrement, comparez les coûts au préalable, car les frais varient. Les services sont susceptibles de facturer des frais fixes ou un pourcentage de la créance recouvrée, ou une combinaison des deux. Tenez également compte du montant qui vous est dû. Dans certains cas, il peut être préférable d'amortir de petits montants pour préserver votre relation d'affaires.
Ils peuvent parfois représenter des sommes conséquentes, qu’il faut savoir traiter rapidement. Nous ne pouvons que vous conseiller de mettre en interne la bonne organisation (lien entre la compta, les services techniques, etc..). Parfois, si cela ne suffit pas pour trouver un accord, il faut envisager de résoudre les différends en utilisant un médiateur, à l’amiable. Si vous ne parvenez toujours pas à résoudre le différend, l’ultime étape est d’aller devant un Tribunal pour trancher.
Les contrats d’assurance-crédit intègre cela, ils vous indemnisent le montant du litige le temps qu’il soit tranché par la Justice, ce qui peut prendre parfois plusieurs années.
Pour réduire le risque d'impayé et protéger sa trésorerie il faut : Inclure des conditions de paiement de claires dans le contrat de vente, fixer des délais de paiement raisonnables pour le client, évaluer le risque client avant la signature du contrat.
Il faut d'abord sourcer le retard de paiement: problème de qualité des produits, souci de trésorerie ou comptabilité client. Ensuite, privilégier le dialogue et la médiation pour recouvrer l'impayé. Si les méthodes amiables sont inefficaces, il faut envisager un recouvrement judiciaire.
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