Vous êtes courtier ou agent général ? Devenons partenaires !
La balance âgée vous connaissez ? C’est l’outil indispensable des Directions d’entreprises et des Responsables comptables pour traquer et recouvrer les créances en retard. La balance âgée sert également à optimiser les politiques de recouvrement et de credit management des entreprises.
Pour bien comprendre ce dont il s’agit et ses enjeux nous vous avons préparé un article complet sur la balance âgée.
De sa définition à son utilisation en passant par sa mise en place, nous vous disons tout sur la balance âgée.
C’est parti !
La balance âgée est un document comptable qui classe les créances clients d'une entreprise qui ne sont pas soldés en fonction du délai de retard de règlement. Il est utilisé comme jauge et outil de pilotage pour connaitre et évaluer les retards de paiement des clients, et leur évolution dans le temps. Elle peut aussi servir comme élément de comparaison avec la moyenne des entreprises du secteur. Par exemple si l'ancienneté des créances clients montre qu’elles sont recouvrées plus lentement que la normale, c'est un signe indiquant que les clients sont moins bien relancés, ou bien qu’ils sont plus mauvais payeurs que la moyenne. Et que l'entreprise prend un plus grand risque de crédit en vendant à ces clients...
La balance âgée organise toutes les factures clients impayées en fonction de leur durée de retard, elle est généralement divisée en intervalles tels que 1-30jours, 31-60 jours, +60jours de retard. L’analyse de l’évolution dans le temps de la balance âgée aide les dirigeants et comptables d'entreprises à identifier quels clients peuvent devenir des clients à risque, et à chercher en interne des raisons à cette augmentation (moins de relances clients, problèmes de qualité, hausse des litiges, etc…)
En France, 1 facture sur 2 est réglée avec du retard. Lorsqu’une entreprise fait face à des retards de paiements, cela engendre des problèmes de trésorerie, une augmentation des coûts de recouvrement des paiements, etc.
La balance âgée vous aide à garder le contrôle de vos créances, à analyser si vos clients paient à temps, à calculer les risques d’impayés pour votre entreprise et à estimer le nombre de créances douteuses.
Pour le Service Commercial, ce document peut servir d’outil pour l'évaluation des clients et de leur comportement de paiement, et redéfinir des conditions de vente. Il peut ainsi être utile pour :
L'objectif final est d’améliorer le recouvrement des créances pour optimiser la trésorerie, et de connaitre les clients en retard de paiement.
Une balance âgée est généralement réalisée en reprenant : les noms des clients, les sommes totales dues, et leur répartition selon leur délai de retard. Les comptes clients sont ainsi regroupés en différents intervalles de temps en fonction de leur retard.
Par défaut, la balance âgée répartit les soldes des clients en fonction des intervalles de retard suivants : 1-30 jours, 31-60 jours, +60 jours
Par exemple, si vous générez la balance âgée au 30 juin et que vous avez une facture dont la date d'échéance est le 24 juin, elle sera présentée dans la colonne "Moins de 30 jours" de la balance âgée.
La balance âgée peut aussi intégrer non seulement les factures déjà échues, mais aussi celle à échoir, c’est-à-dire celles dont l’échéance n’est pas encore dépassée. Elle peut alors devenir un outil de prévision de trésorerie, en connaissant les entrées à venir.
Vous pouvez la personnaliser votre balance âgée avec des filtres, comme :
NB : notez aussi que la balance âgée peut aussi être utilisée dans le sens inverse pour mesurer les sorties de trésorerie. Elle répertorie alors les factures que vous devez à vos fournisseurs, par date de paiement, ou de retard si c’est le cas….
Plus longtemps un compte client reste impayé, plus faibles sont les chances de percevoir le paiement. Par conséquent, l'objectif principal est de maximiser vos règlements en un minimum de temps.
Vous pouvez utiliser la balance âgée pour organiser et filtrer les clients qui vous doivent le plus et dont les paiements sont en retard depuis longtemps. Vous pouvez ensuite envoyer un e-mail ou les appeler pour vous assurer que le paiement soit rapidement effectué. Si la balance âgée indique un grand nombre de clients dont les paiements sont dus depuis plus de 90 jours, il est probablement temps de revoir votre politique de recouvrement.
Lorsque les clients ne répondent pas à vos e-mails et appels, vous pouvez recourir à une agence de recouvrement ou à votre assurance-crédit entreprise pour récupérer vos fonds échus.
Si votre balance âgée vous relève bon nombre de retards de clients, il n’est jamais trop tard pour rectifier le tir.
Lorsqu’une entreprise est régulièrement exposée aux retards de paiement, elle s’expose également au risque d’impayés. En effet, plus un client prend du temps à vous payer, moins vous avez de chances d’obtenir le règlement de la créance et les conséquences peuvent s’avérer catastrophique pour votre entreprise.
En France, un quart des dépôts de bilan surviennent à la suite d’un impayé client. C’est-à-dire que malgré tous les efforts investis pour compenser la créance irrécouvrable, l’entreprise finit quand même par mettre la clé sous la porte.
Pour parer à cela, de plus en plus d’entreprises souscrivent à une assurance contre les impayés. L’assurance contre les impayés (aussi appelée assurance-crédit entreprise) prévient les entreprises du risque d’impayés en enquêtant sur les clients et prospects. Lorsqu’un client dépasse son échéance de paiement, l’assurance contre les impayés se charge du recouvrement à votre place sans prendre de commission. Et si elle ne parvient pas à obtenir le paiement de votre client, l’assurance vous indemnise.
A lire : Qu’est-ce que l’assurance-crédit entreprise ?
La balance âgée vous aide à prendre en compte les factures impayées dans vos calculs financiers et à optimiser vos flux de trésorerie. Sans la balance âgée, il peut être difficile pour votre entreprise d'identifier les risques d’impayés potentiels. Par conséquent, lors de la préparation de la balance âgée, vous devez vous assurer d'inclure des informations pertinentes sur le client, comme son encours total, le montant exact du et/ou collecté, son historique de paiement...
Le but principal d’une balance âgée est de vous aider à cerner le comportement de paiement de vos clients, de voir leur évolution dans le temps, et au final d’obtenir vos paiements avec le moins de retard possible, tout en identifiant les clients à risque.
La balance âgée récapitule tous les montants qui vous sont dus et en retard de la part de vos clients. La balance âgée est généralement divisée en période de 30 jours, avec des totaux sur le côté droit et en bas qui vous indiquent le montant qui vous est dû par chaque client et le montant qui vous est dû pour chaque période de 30 jours, respectivement.
Le total des créances à recouvrer est de 2120€ (5167 – 3047)
Sur le côté gauche de la balance âgée se trouve une liste de chaque client qui a doit de l’argent à Textile&co. Il est important de noter qu'il s'agit d'un document récapitulatif, ce qui signifie que chaque client peut avoir plusieurs factures dues, même s'il n'a qu'un seul montant indiqué sur la balance âgée En haut de la balance âgée se trouvent des colonnes qui décomposent l'ancienneté du solde des comptes clients de chaque client.
Cette colonne affiche les créances qui qui n'ont pas encore été payés jusqu’à 30 jours après l’échéance de paiement convenue entre le créancier et le débiteur.
Supposons que le solde de 450 € de « La mode en soie » figure sur une seule facture, et que cette facture était due le 25 janvier 2020. La balance âgée ayant été réalisée le 26 janvier 2020, la dette de « La mode en soie » apparait dans la colonne « à moins de 30 jours »
Cette colonne peut indiquer un problème imminent pour « Textile&co ». Les montants de cette colonne sont désormais en souffrance depuis plus d'un mois.
L’échéance de paiement pour « Maison Couture » était fixée au 01/12/2019. Sa créance de 85 € est resté dans la colonne 1-30 jusqu'au 31/12/2019, mais il est resté impayé. Nous sommes maintenant le 26/01/2020 - près de trois mois après la vente - et vous n'avez toujours pas été payé.
Selon le montant dû, vos autres ventes, vos réserves de trésorerie, le retard de paiement de « Maison Couture » peut entraîner des problèmes de trésorerie importants pour « Textile&co ». « Textile&co » peut d’ores et déjà remettre en question ses futures collaborations commerciales avec Maison Couture, même si la créance douteuse n’est pas très élevée, car cela démontre un comportement de paiement à risque pour l’entreprise qui vend. Ici, Textile&Co doit surtout durcir ses méthodes de recouvrement, quitte à envisager un recouvrement judiciaire.
Ces deux colonnes de la balance âgée sont les plus inquiétantes pour la trésorerie de « Textile&co ». À ce stade, l’échéance de paiement date d’il y a au moins deux mois.
Dans le cas de « Textile&co », un client assez important, Ethique à porter, lui doit une créance de 865€ et a dépassé l’échéance de paiement de plus 5 mois… Le client a tiré les bénéfices des produits achetés mais n’a jamais payé son fournisseur. A ce stade, « Textile&co » a certainement déjà tout mis en œuvre pour recouvrer sa créance, en vain.
Suite à cet échec de recouvrement « Textile&co » n’a plus vendu à Ethique à Porter et devra tout mettre en œuvre pour réaliser son chiffre d’affaires compensatoire.
A lire : pourquoi choisir une assurance-crédit ?
La balance âgée est un document comptable qui récapitule l’ensemble des créances en retard de paiement dans une entreprise.
La balance âgée sert à mesurer et suivre les retards de paiement dans une entreprise afin d’améliorer les méthodes de recouvrement et mieux renouveler les relations commerciales
Face au risque d'impayé vous cherchez un moyen efficace de protéger votre entreprise de l'insolvabilité et des défaillances?
Découvrez l'assurance facture impayée!
1ère souscription ?
Déjà assuré ?
