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J+ 87 : votre client n’a toujours pas réglé sa facture.
Vous avez des salariés à payer, une entreprise à faire tourner et votre client ne vous paye pas ce qu’il vous doit.
Après l’avoir relancé une fois, deux fois, trois fois, vous vous demandez comment rédiger et envoyer une lettre de mise en demeure pour votre client.
Dans cet article nous vous disons tout sur la lettre de mise en demeure pour réclamer le règlement d’une facture impayée !
Une lettre de mise en demeure demande à un tiers (votre client) d’honorer ses obligations : paiement, services, produits à livrer... tant que les engagements contractuels ne sont pas remplis dans les conditions et délais énoncés. La lettre de mise en demeure peut être envoyée par la poste sous forme de lettre simple, par courrier recommandé avec accusé de réception, directement par huissier.
La lettre de mise en demeure prend effet à sa réception par le débiteur (votre client), c’est pourquoi les lettres de mise en demeure sont souvent envoyées par courrier avec accusé de réception. En cas d'action en justice, des intérêts de retard (tels que dommages et intérêts) courront à compter de cette date.
La lettre de mise en demeure est un moyen de faire pression sur votre client, c'est même la dernière étape d’un recouvrement amiable avant d’engager toute action en justice : une mise en demeure prouvera en cas d'action en justice que tout a été fait au préalable pour obtenir un paiement, sans résultat.
Une mise en demeure peut inciter votre client à vous payer pour éviter les poursuites. La lettre de mise en demeure peut aussi être l'occasion de montrer que vous êtes prêt à recourir à d'autres moyens, comme de saisir le tribunal et la justice.
Il est important de savoir que lorsque vous poursuivez quelqu'un, vous devez payer des frais de justice. Généralement, si vous obtenez gain de cause et si vous avez envoyé une lettre de mise en demeure à votre client avant d’engager des procédures judiciaires, il doit vous rembourser ces frais. En revanche, si vous la poursuivez sans lui envoyer de mise en demeure et qu'elle s'engage à faire ce que vous lui demandez dans un délai raisonnable, elle n'aura pas à vous rembourser ces frais.
Si votre client ne règle pas la situation dans le délai que vous avez indiqué dans la lettre de mise en demeure, vous pouvez lui appliquer des intérêts.
En somme, la lettre de mise en demeure sert à attester de votre bonne volonté. C’est-à-dire qu’elle montre que vous avez tout mis en œuvre pour recouvrer l’impayé avant de faire appel à la justice. La lettre de mise en demeure vous protège et vous permet de vous faire rembourser les frais de justice engagés et d’appliquer des pénalités de retard à votre client.
Avant d’envoyer votre lettre de mise en demeure, certaines conditions sont à remplir.
Vous devez être en mesure de prouver son existence et de prouver qu’elle n’est pas contestée par votre client (le débiteur). Votre créance doit être évaluée et déterminée (liquide). Elle doit être arrivée à échéance.
A lire : tout savoir sur les créances
Bon à savoir : Si vous n’avez pas encore relancé vos clients, commencez par de simples courriers de rappel. La lettre de mise en demeure peut compromettre votre relation commerciale et est à utiliser après plusieurs relances sans effet.
En France, il existe un délai de prescription pour la réclamation d’un paiement. Pour les ventes inter-entreprises, il est de 5 ans à partir de la date de facturation. Passé cette date, l’entreprise créancière ne peut plus intenter d’action judiciaire pour réclamer le montant dû. Faites donc le nécessaire pour régler la situation avant le 5ème anniversaire de la créance.
La lettre de mise en demeure peut être faite par l’entreprise créancière elle-même. Pour se faire, vous pouvez utiliser les modèles disponibles sur internet et, par exemple, le modèle français gratuit de cet article. Il est facile à comprendre et à dupliquer dans votre logiciel de traitement de texte (Word, OpenOffice, google doc, …)
Si vous craignez de mal faire, vous pouvez solliciter les compétences d’un juriste qui saura utiliser les mots justes en fonction de la situation.
Il y a certaines informations fondamentales qui doivent apparaitre dans une lettre de mise en demeure :
Votre lettre de mise en demeure doit être précise et ne laisser aucune place au doute ou à l’interprétation. Plus votre lettre de mise en demeure est détaillée et claire, moins elle peut être discutée.
Lors de la rédaction de votre lettre de mise en demeure, vous devez fixer un délai maximum pour que votre client vous répondre ou règle son impayé. Ce n'est qu'une fois le délai de réponse écoulé que vous pouvez considérer la mise en demeure comme infructueuse. Vous pourrez alors engager une procédure judiciaire de recouvrement.
Aucun délai précis n’est prévu par la loi. Toutefois, il prévoit que le délai minimum laissé au débiteur pour agir avant que la mise en demeure puisse être considérée comme infructueuse soit à la fois précis et raisonnable. Le délai que vous accordez doit être écrit précisément dans votre lettre de mise en demeure. Le délai doit être suffisamment long pour que votre client puisse s’exécuter.
S’agissant d’un impayé, nous vous conseillons de laisser 1 à 2 semaines à votre client – si vous lui avez déjà adressé des relances amiables (par courrier, par mail ou par téléphone). Si vous n’avez pas encore adressé de relance à votre client et que votre premier rappel se trouve être la lettre de mise en demeure, nous vous conseillons de laisser plus de temps, par exemple un mois à votre client pour qu’il vous paye.
Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal – Ville
Téléphone – Mail
Nom de votre client / nom de l’entreprise de votre client
Adresse de votre client
Code postal – Ville
Objet : Lettre de mise en demeure
Je vous écris pour vous informer que je vous réclame la somme de [montant de la facture] relative à la facture [numéro de facture] signée le [date de la facture].
Cette lettre constitue une mise en demeure à nous payer la somme avant [délai choisi par votre entreprise]. Dans le cas contraire, je pourrai intenter une action en justice contre vous immédiatement et sans préavis.
Je vous informe par la présente que j'étudierai toute proposition de médiation ou de négociation avant de saisir les tribunaux.
Veuillez agir en conséquence.
Signature
La lettre de mise en demeure étant plus formelle que les lettres de relance, le mode d’envoi doit être aussi formel.
Pour adresser votre lettre de mise en demeure à votre client plusieurs options s’offrent à vous. Le plus simple, par recommandé avec accusé de réception. Vous pouvez aussi l’envoyer par l’intermédiaire d’un huissier de justice, ce qui renforcera la solennité de l’acte.
Que se passe-t-il à l’échéance indiquée dans le courrier ?
Soit la lettre de mise en demeure est suffisamment convaincante et votre client vous paye rapidement. Dans ce cas, vous récupérez votre dû et la situation est résolue.
Soit votre lettre de mise en demeure reste sans effet (sans réponse et sans paiement) et vous devez aller plus loin. Dans ce cas, vous pouvez saisir le tribunal pour vous faire payer. Vous pouvez déposer une requête auprès du tribunal de commerce, par courrier ou par internet. Vous devez joindre à votre requête une copie de la facture impayée, des doubles des lettres de relances amiables si vous en avez adressées à votre client, une copie de la lettre de mise en demeure. C’est à partir de ces éléments que le juge décide ou non de vous délivrer une ordonnance d’injonction de payer. Cette ordonnance vous permettra de forcer le paiement de votre client par l’intervention d’huissier de justice. De votre côté, vous avez l’obligation de prévenir votre débiteur de l’obtention de votre ordonnance de paiement.
Afin de prévenir les conséquences d’un impayé sur votre entreprise, vous pouvez souscrire à une assurance-crédit entreprise.
En quoi cela consiste ? L’assurance-crédit entreprise est un modèle d’assurance réservé aux entreprises BtoB. Elle tient un rôle préventif et curatif dans l’activité des entreprises.
Avant la signature d’un contrat, l’assurance-crédit enquête sur la solvabilité de votre client ou prospect : sera-t-il en mesure de vous payer en temps et en heure ? Si oui, l’assurance-crédit vous délire une garantie totale sur votre client. Dans le cas inverse, elle vous indique jusqu’où elle peut vous couvrir.
Une fois la vente faite, l’assurance-crédit vous assure le bon paiement de la somme due. En effet, si vous n’êtes pas payé à l’échéance, l’assurance-crédit se charge de recouvrer votre créance : elle met en place tous les moyens nécessaires pour que votre client vous paye dans les meilleurs délais. Contrairement à une société de recouvrement, la compagnie d’assurance-crédit ne prend pas de commission sur la créance recouvrée : tout l’argent récupéré vous est restitué.
Si l’assurance-crédit n’arrive pas à obtenir la totalité du paiement de votre client, elle vous indemnise. L’indemnisation peut aller jusqu’à 90% du montant de la créance.
A lire : qu’est-ce que l’assurance-crédit
La lettre de mise en demeure est une lettre que le créancier envoie à son débiteur pour lui demander le paiement de la facture restée impayée. La lettre de mise en demeure constitue généralement la dernière étape du recouvrement amiable.
La lettre de mise en demeure sert à montrer que vous avez tout mis en œuvre pour recouvrer l’impayé avant de faire appel à la justice. Elle vous permet de vous faire rembourser les frais de justice engagés et d’appliquer des pénalités de retard à votre client.
Il est conseillé d'envoyer une lettre de mise en demeure quand les courriers et mails de relance classique se sont avérés inefficaces. Il ne faut cependant pas trop attendre pour l'envoyer pour ne pas dépasser le délai de prescription du recouvrement établi à 5 ans en France.
La lettre de mise en demeure peut être rédigée par le dirigeant ou le comptable de l'entreprise. Si l'entreprise créancière délègue son recouvrement à un spécialiste, c'est à lui de rédiger le courrier.
Pour être efficace, il vaut mieux utiliser un modèle en ligne et le compléter avec les informations qui doivent impérativement apparaitre comme: la référence de la facture, le montant de la créance, les coordonnées du client, etc
Doit apparaître dans votre lettre de mise en demeure: l'identité et les coordonnées du destinataire (votre client); la référence, la date et le montant de la facture impayée; le délai de réponse accordé et possibles conséquences (pénalités de retard et poursuite judiciaire).
Il faut privilégier l'envoi par courrier avec accusé de réception, la date de réception étant la date de prise d'effet de la lettre. L'accusé de réception prouve l'existence de cette dernière relance amiable.
Si votre client ne vous paie pas après réception de la lettre de mise en demeure, déposez une requête au tribunal de commerce afin d'obtenir une ordonnance d'injonction à payer.
Exerçant en BtoB vous êtes exposés au risque d'impayé et vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour réduire votre nombre de créance à recouvrer ?
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