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Depuis plusieurs années déjà, les entreprises françaises sont engagées dans une numérisation de leur activité.
Parmi elles, une pratique nous intéresse particulièrement : la numérisation des factures. Il s’agit d’une solution qui se généralise de plus en plus. Il devient même rare de trouver une entreprise dont les factures sont encore entièrement papier.
Mais savez-vous pourquoi et comment la numérisation des factures impactent l’activité des entreprises ?
Nos explications !
Dématérialiser une facture est le fait de passer d’une facture papier à une facture numérique.
La facture numérique est émise, transmise et reçue digitalement via une plateforme, un outil de dématérialisation et permet plusieurs choses.
D’abord, elle permet une économie de moyen aux entreprises : moins de besoin en papeterie, moins de temps passé sur la facturation pour le personnel.
Ensuite et surtout, la facture électronique permet de moderniser le fonctionnement de l’entreprise et, par là même, de gagner en efficacité. En effet, avec les outils de dématérialisation des factures, les entreprises gagnent un temps considérable dans l’édition et la transmission des factures.
Mieux encore, les plateformes de facturation leur permettent une meilleure historicité que ce qui est possible avec des factures papiers. Par analogie, nous pourrions dire que la facture électronique est à la facture papier ce que le mail est au courrier postal.
Depuis 2020, la loi de Finance oblige l’usage de la facturation électronique pour les ventes entre entreprises sujettes à la TVA.
« Art. 289 bis.-I.-Pour l'application de l'article 289 et par dérogation au VI du même article, l'émission, la transmission et la réception des factures relatives aux opérations mentionnées aux a et d du 1° du I de l'article 289, ainsi qu'aux acomptes s'y rapportant, s'opèrent sous une forme électronique selon des normes de facturation électronique définies par arrêté du ministre chargé du budget lorsque l'émetteur de la facture et son destinataire sont des assujettis qui sont établis, ont leur domicile ou leur résidence habituelle en France. »
« Art. 290.-I.-Les assujettis qui sont établis, ont leur domicile ou leur résidence habituelle en France, communiquent à l'administration sous forme électronique selon des normes de transmission définies par arrêté du ministre chargé du budget les informations relatives aux opérations suivantes lorsqu'elles ne sont pas exonérées en application des articles 261 à 261 E. »
Pour en savoir davantage, nous vous renvoyons vers le site de Légifrance où vous pouvez retrouver le texte de loi dans son intégralité.
La facturation numérique a plusieurs avantages. Selon la situation de l’entreprise et l’usage qui en est fait, elle permet :
En clair, la dématérialisation des factures représente un gain de temps et d’argent considérable pour les entreprises. Ce sont autant de ressources qui peuvent être réinvesties dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le fournisseur édite sa facture via la plateforme de facturation de son choix. Il la transmet ensuite à son client via la même plateforme. Le client et le fournisseur n’ont aucune obligation à utiliser le même outil de facturation.
Ensuite, le fournisseur transmet digitalement sa facture à son client via sa plateforme de dématérialisation. Cette plateforme peut être une plateforme partenaire et/ ou un portail public de facturation.
Par son extrême traçabilité, les factures numériques sont une aide pour vous protéger des impayés et mettre en œuvre vos procédures de recouvrement.
Avec des factures dématérialisées, les fournisseurs se protègent davantage du risque d’impayé. Ils sont assurés que de garder une trace de la facture émise, des informations transmises et de la date d’émission. L’historique des factures numériques permet d’éviter les doublons et les quiproquos : doute sur le montant de la facture, discussion sur l’échéance de paiement appliquée, mauvaise foi du client, perte de la facture, etc.
En cas de retard de paiement, les factures électroniques sont peut-être moins discutables que les factures papiers.
Globalement, le digital permet un gain de performance et d’efficacité important aux entreprises.
Chez bPayd nous avons réalisé une série d’interviews de professionnels qui témoignent de l’impact du numérique sur les pratiques des entreprises.
On y aborde des thématiques globales comme l’apport du digital dans la gestion financière des entreprises, la transformation de la gestion comptable ou encore le recouvrement 2.0.
Depuis plusieurs années le gouvernement encourage et soutient la numérisation des entreprises, et ce encore plus depuis la crise sanitaire de 2020.
Pour rester performants et compétitifs, les entreprises doivent sérieusement prendre en compte les différentes opportunités offertes par le numérique. Autrefois des innovations marginales, elles sont en train de devenir la norme.
